Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

DATO-IT GmbH
Zeißstraße 7
23560 Lübeck
Deutschland

Telefon: +49 451 70344070
E-Mail: info@dato-it.de
Geschäftsführer: Daniel Schreiber, Tom Waitschulies
Registergericht: Amtsgericht Lübeck, HRB 26525 HL

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Dr. Sebastian Kraska
IITR Datenschutz GmbH
Marienplatz 2
80331 München
Telefon: 089-18917360
E-Mail: email@iitr.de

Bitte nennen Sie bei Ihrer Anfrage, dass sie die DATO-IT GmbH betrifft.

3. Geltungsbereich und Rollen

DRIVE-LOG ist eine Software für Fuhrparkmanagement, die unter drive-log.de auch unter dem Namen FirstClass-Flottenmanagement erscheint.

Für diese Website, den Testzugang, die Konten unserer Kundenfirmen und deren Vertragsdaten sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Daten von Fahrerinnen und Fahrern sowie Fahrzeug- und Fahrtdaten erfassen unsere Kundenfirmen für ihren eigenen Fuhrpark. Dafür ist die jeweilige Kundenfirma Verantwortlicher, wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Einzelheiten stehen in Abschnitt 11.

4. Aufruf der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Seiten speichert der Webserver IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite sowie Browser und Betriebssystem.

Das dient dem sicheren und stabilen Betrieb. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Zugriffs-Logfiles des Webservers werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

5. Hosting

DRIVE-LOG läuft auf eigenen Servern bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Zur Datensicherung erstellen wir täglich verschlüsselte Sicherungen. Sie liegen auf Backup-Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Falkenstein) und als Zweitkopie in Finnland (Helsinki), also innerhalb der EU. Wir bewahren sie gestaffelt bis zu drei Monate auf, danach werden sie gelöscht. Daten, die wir in der Anwendung löschen, verschwinden damit spätestens nach diesem Zeitraum auch aus den Sicherungen.

Alte Datenbanken einer stillgelegten früheren Installation liegen bis zu ihrer Löschung noch bei der STRATO GmbH, Berlin.

6. Externe Dienste beim Seitenaufruf

Schriften, Symbole, Gestaltungsdateien und Skriptbibliotheken liefern wir von unserem eigenen Server aus. Beim Aufruf unserer Seiten baut Ihr Browser deshalb keine Verbindung zu Drittanbietern auf.

Einzige Ausnahme ist die Fahrer-App: Wenn Sie dort Ihren Standort ermitteln, sendet Ihr Browser die Koordinaten an den Dienst Nominatim, um sie in eine Adresse umzuwandeln. Einzelheiten stehen in Abschnitt 11.

Analyse- oder Werbedienste setzen wir nicht ein.

7. Kontakt

Das Kontaktformular auf der Startseite überträgt nichts an unseren Server, sondern öffnet Ihr eigenes E-Mail-Programm. Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

8. Testzugang

Für den kostenlosen 30-tägigen Test erfassen wir Firma, Anschrift, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und optional Ihre Telefonnummer. Wir legen damit Ihr Kundenkonto an und senden Ihnen einen Link zum Setzen des Passworts. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Daten bleiben nach Ablauf der Testphase gespeichert, damit Sie den Zugang weiter nutzen können. Wenn Sie DRIVE-LOG nicht fortführen möchten, löschen wir sie auf Ihre Anfrage.

9. Benutzerkonten und Vertragsdaten

Für Kundenfirmen speichern wir Firmen- und Rechnungsdaten, Ansprechpartner, Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle und das als Hash gespeicherte Passwort. Wenn Sie sie angeben, speichern wir auch USt-IdNr., IBAN und BIC. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Wir versenden E-Mails der Anwendung, etwa Einladungen, Passwort-Links und Erinnerungen, über den Mailserver der STRATO GmbH, Berlin. Absender ist info@firstclass-fleet.de. Versendete Benachrichtigungen werden in der Anwendung gespeichert. Antworten auf diese E-Mails gehen an das Postfach der First-Class Fleet GmbH, Hamburg, das bei Microsoft 365 liegt (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland). Interne Hinweise der Anwendung an uns gehen an unsere eigenen Postfächer, ebenfalls bei Microsoft 365.

10. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden nur technisch notwendige Speicherung, Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

• Ein Sitzungs-Cookie hält Sie angemeldet. In der Fahrer-App gilt es 30 Tage und verlängert sich bei Nutzung.
• Im Browser-Speicher (localStorage) liegen Ihre Darstellung (hell oder dunkel), Filter und der Stand erteilter Berechtigungen.
• Die Fahrer-App legt aufgerufene Seiten im Speicher des Geräts ab. Darin können auch persönliche Inhalte liegen, sie bleiben dort auch nach dem Abmelden, bis Sie die Browserdaten löschen.
• Beim Anlegen einer Fahrt hält der Browser einen Entwurf mit Fahrzeug, Kilometerstand und Standort für die Dauer der Sitzung (sessionStorage).

11. Informationen für Fahrerinnen und Fahrer

Diese Daten verarbeiten wir im Auftrag Ihrer Firma. Fragen und Anträge zu Ihren Rechten richten Sie bitte zuerst an Ihre Firma, sie informiert Sie auch über die Rechtsgrundlagen. Je nach Nutzung sind das:

• Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift, Kontaktdaten und ein freiwilliges Profilfoto
• Führerscheindaten sowie Fotos des Führerscheins für die Führerscheinkontrolle
• Unterweisungen und UVV-Schulungen mit Ergebnissen und Nachweisen
• Fahrten mit Datum, Uhrzeit, Fahrzeug, Zweck, Kilometerstand, Start- und Zieladresse, Koordinaten, Notizen und bei Geschäftsfahrten Grund und Geschäftspartner
• Schadensmeldungen mit Fotos sowie Strafzettel und Bußgeldunterlagen. Soll ein Strafzettel rechtlich geprüft werden, erhalten wir eine E-Mail nur mit der Vorgangsnummer und einem Link. Den Vorgang selbst und die Datei sehen wir erst nach Anmeldung in der Anwendung.
• Änderungsprotokolle zu Stammdaten und Schulungen

Standort: Die Fahrer-App fragt den Standort nur punktuell ab, nicht fortlaufend: wenn Sie ihn beim Fahrtbeginn ermitteln und beim Fahrtende, falls noch keiner vorliegt. Dafür muss Ihr Browser die Berechtigung erhalten. Zur Umwandlung in eine Adresse sendet Ihr Browser die Koordinaten und Ihre IP-Adresse an den Dienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

Kamera: Sie wird nur genutzt, wenn Sie selbst ein Foto aufnehmen, etwa vom Führerschein oder von einem Schaden.

Push-Benachrichtigungen: Wenn Sie sie aktivieren, speichern wir die Abo-Daten und die Kennung Ihres Browsers. Die Zustellung läuft über den Push-Dienst Ihres Browser-Herstellers, zum Beispiel Google, Apple oder Mozilla. Das kann eine Übermittlung in die USA bedeuten. Sie können Push-Benachrichtigungen im Browser jederzeit abschalten.

12. Empfänger

Empfänger Ihrer Daten sind die in dieser Erklärung genannten Dienstleister. Innerhalb von DRIVE-LOG haben Berechtigte Ihrer Firma Zugriff auf die Daten ihres Fuhrparks, unsere Administratoren für Betrieb und Support. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten, solange es für den jeweiligen Zweck nötig ist, bei Kundenkonten also grundsätzlich für die Dauer des Vertrags. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa nach Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt. Daten von Fahrerinnen und Fahrern löscht die Kundenfirma oder wir nach ihrer Weisung.

14. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), für uns zuständig ist das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Wenden Sie sich dazu an info@dato-it.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 2).

15. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die im Testzugang und für Konten verlangten Angaben sind für die Nutzung erforderlich, ohne sie können wir keinen Zugang einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.